Первая система управления интернет-магазином

Первая система учета интернет-магазина - Тетрадь и Эксель

В первые пол года работы даже мысли не было, что надо что-то автоматизировать. Поступил звонок, обсудили все, что нужно с клиентом, и записали в тетрадке: имя, адрес и время доставки, телефон, состав заказа. Перед доставкой, чтобы клиенту дать что-то помимо товара и чека,  ОТ РУКИ заполнялась накладная (она же «товарный чек», «бланк заказа»), которая была заранее напечатана на принтере с нашим логотипом, телефоном и информацией про гарантию.

Заказы вначале мы развозили сами на своих машинах. Через 9 месяцев мы сняли свой первый офис — он был не более 20 м2. К этому моменту мы выполнили более 1000 заказов.

В офисе у нас появился ноутбук и принтер, благодаря которым можно было распечатывать накладные. Для удобства я сделал в Miсrosoft Excel специальный шаблон, который существенно упрощал заполнение накладной, и, насколько это было возможно, минимизировал ошибки при выписывании документов. Там был справочник товаров, были поля,  которые нельзя редактировать и заданы определенные форматы данных. К сожалению, шаблон не сохранился, так бы я его с удовольствием приложил к заметке.

Первая программа учета работы интернет-магазина

Чуть более чем через год после старта мы наняли первого менеджера, которому сначала просто доверили оформление заказов в Excel. Позже он так же нам помогал отвечать на звонки и параллельно выписывал заказы. Чем больше заказов, тем больше ошибок. Плюс было невозможно провести анализ. Все данные находились в огромном количестве файлов Excel, которые никак не сгруппированы.

Стало понятно, что нужно решение, минимизирующее ошибки выписывания заказов, а так же в этой же программе должен быть минимально необходимый для нас учет.

Я написал подробное техническое задание, нашел специалиста на free-lance.ru, который нам сделал небольшую программу за 5000 рублей с помощью Microsoft Access.

Она состояла из трех разделов:

1. Заказы — возможность безошибочно оформить заказ, распечатать необходимые документы, найти заказ по номеру/телефону/имени клиента/дате/адресу/товару/статусу заказа. А так же посмотреть статистику по проектам, подсчитать доход и валовую прибыль.

Первая программа "Заказы"
Раздел «Заказы»

Вот так она выглядела. Это раздел «Заказы». Здесь мы выписывали заказы, управляли старыми заказами, могли отсортировать или отфильтровать по любой колонке.

2. Товары — возможность добавлять новые товары/редактировать старые, а так же просматривать статистику по количеству продаж за всю историю либо за определенный период.

Первая программа - Товары
Раздел «Товары». Справочник и статистика

3. Транспортные компании — справочник по используемым транспортным компаниям. Можно добавить новую транспортную компанию, либо отредактировать старую.

Программа для интернет-магазина - раздел транспортные компании
Справочник «Транспортные компании».

Принцип так и оставался прежним. Заказы, подтвержденные по телефону сначала записывались в тетрадь, а дальше надо было отнести эти записи к человеку, который «забивал» их в эту программу.

Прожили мы на этой программе порядка 7000 заказов, и за это время набрался список проблем:

  • Пока данные переносились с тетради в систему появлялись ошибки. Путались цифры в телефоне — менеджер в своей тетрадке в телефоне написал то ли двойку, то ли единицу, а кто выписывал написал вообще семерку. Ни курьер, ни менеджер естественно не мог потом связаться с клиентом.
  • Помимо ошибок мне стало понятно, что 1 рабочее место в будущем будет «узким горлышком». Если будет больше менеджеров, скорость все равно ограничивается одним сотрудником, который выписывает заказы.
  • Посмотреть заказ можно только на 1 рабочем компьютере.
  • Никакой аналитики по продажам конкретного менеджера.
  • Мы выросли и нам нужно было больше функционала.

Бэк-офис интернет-магазинов (v. 2)

Я не мог смотреть на все эти проблемы и, как результат, составил очередное подробное техническое задание со сверстанным дизайном нашему удалённому программисту, который нам иногда помогал вносить какие-то небольшие коррективы для сайта. За полтора месяца были сделаны первые основные модули: заказы, справочники, пользователи и доска заказов для распределения между курьерами. Переход работы на эту онлайн-систему мы сделали в апреле 2011 года.

Результат внедрения был виден у всех на глазах. Все наши работники сразу оценили удобство и комфорт, а количество ошибок сократилось до нуля.

После внедрения я написал письмо нашему программисту об интересных фактах после внедрения:

Изменения в компании из-за программы

Расходы были на тот момент небольшими:

  1. работа программиста — порядка 40 тыс. рублей,
  2. моё время, которое я посвящал на работу с программистом, прописывая бизнес-процессы и верстку разных модулей.

С этого момента я, сам того не понимая, влюбился в разработку системы управления.

comments powered by HyperComments